Onze 8 tips voor een autolease aanbesteding of tender

Wanneer je een enkel autoleasecontract afsluit, kan dat al ingewikkeld zijn. Maar als je meerdere auto's gaat leasen sluit je eerst een raamovereenkomst af met één of meerdere leasemaatschappijen. Om goede afspraken te onderhandelen wordt dat vaak voorafgegaan door een tender. Dit maakt het wel complexer. Mobiliteitsbaas helpt sinds 2019 bedrijven om goede raamovereenkomsten te sluiten met hun leasemaatschappij. Op basis daarvan hebben we 9 handige tips voor je.

‍

Tip 1 - Leasetarief is een dagprijs

‍Leasetarieven fluctueren door allerlei factoren zoals belastingen, verzekeringspremies, autoprijzen, onderhoudskosten en restwaarden. Om ervoor te zorgen dat je altijd scherpe tarieven krijgt, adviseren wij altijd om meerdere leasemaatschappijen te contracteren, zo hou je de leveranciers scherp.

‍

‍Tip 2 - Kijk naast prijs ook naar service

‍Een aan besteding die alleen op prijs is gebaseerd, kan leiden tot lage tarieven, maar matige service. Raamovereenkomsten omvatten zowel financiële als servicecomponenten. Naast de prijs moet je dus ook letten op de functionaliteit van apps voor berijders en systemen ter ondersteuning van jullie wagenparkbeheer. En kijk bijvoorbeeld ook naar het servicenetwerk van de leasemaatschappij waar jouw medewerkers straks hun auto’s voor onderhoud naartoe kunnen brengen.
‍

Tip 3 - Beperk je programma van eisen

‍Het doel is om ongeveer 4 á 6 goede inschrijvingen te ontvangen. Vaak gebeurt het dat organisaties te veel eisen stellen in het Programma van Eisen waardoor je weinig tot geen offertes krijgt. Let er ook op dat te weinig eisen juist zorgen voor een overspoeling van inschrijvingen. Stem je eisen dus goed af op de behoeften voor jouw wagenpark en van jullie medewerkers om de juiste balans te vinden.
‍

Tip 4 - Verifieer gegeven referenties altijd

‍Bij een aanbesteding worden vaak referenties gevraagd van vergelijkbare organisaties en wagenparken. Het meest eerlijke antwoord krijg je direct van de klant dus bel altijd referenties na om te voorkomen dat je een verkeerde keuze maakt.
‍

Tip 5 - Zie lease als een complex financieel product

‍Als jullie “wagenparkaanbesteding” gericht is op leasecontracten is het geen auto. Het gaat jullie om de voorwaarden van het leasecontract, dus beoordeel het ook zo.
‍

‍Tip 6 - Kies de juiste looptijd

Je wil niet elk jaar switchen van leasemaatschappij dus een langere contractduur van een raamovereenkomst kan handig zijn. Er is wel altijd een risico dat de service na verloop van tijd achteruitgaat. Overweeg daarom een looptijd van drie tot vier jaar, met de mogelijkheid tot verlenging op basis van prestaties.
‍

‍Tip 7 - Beoordeel je inkoopvoorwaarden kritisch

‍Veel inkoopvoorwaarden zijn te breed opgesteld en niet geschikt voor autoleasing. Dit kan leasemaatschappijen afschrikken. Controleer daarom je voorwaarden en schrap bepalingen die niet relevant zijn, zoals retourrechten en verpakkingsverplichten. Dat scheelt heel veel vragen in de vragenrondes en voorkomt dat leasemaatschappijen ongewenst afhaken.
‍

Tip 8 - Let op belastingen

‍Controleer hoe leasemaatschappijen omgaan met het verrekenen van de BTW. Er zijn enkele BTW-vrije componenten, de doorbelasting kan namelijk per aanbieder verschillen. Soms kunnen ze dit niet goed in hun administratie verwerken en betaal je onnodige BTW. Zonde, zeker omdat het eerste tarief er zo aantrekkelijk uitzag. Let hierbij in het bijzonder of er sprake is van assurantiebelasting over de verzekeringspremie en de BTW op de BPM-afschrijving en houderschapsbelasting. Neem dit mee in je overeenkomst om te voorkomen dat je op papier een goed tarief hebt maar de werkelijke kosten erg tegenvallen.

‍

We begrijpen maar al te goed dat een aanbesteding of tender niet regelmatig voorkomt bij jouw organisatie. Om dan toch de beste voorwaarden te kunnen onderhandelen is lastig. We hopen dat bovenstaande tips jullie een stuk op weg helpen.

‍

Wat kan Mobiliteitsbaas voor jou doen? Mobiliteitsbaas biedt advies op mobiliteitsbeleid, lease-inkoop en wagenparkbeheer. We helpen met onder andere:

• Auto lease aanbesteding
• Beoordelen van inschrijvingen
• Contracteren van leasemaatschappijen
• ‍Collectieve leasetender
• Doorrekenen kosteneffect
• Analyse kopen of leasen
• Opstellen leasebeleid
• Implementeren van leasebeleid
• Optimaliseren van je leasevoorwaarden
• Schrijven van programma van eisen
• Analyse van het leasebeleid
• Lease businesscase
• Duurzame mobiliteit
• Mobiliteitsbudget