Mobiliteitsbudget 2.0: Zakelijke mobiliteit en corona

Inleiding

Het mobiliteitsbudget werd bij de introductie gezien als de heilige graal voor zakelijke mobiliteit. De verwachting was dat leaserijders massaal zouden overstappen, en dat ook niet-leaserijders hun mobiliteit naar eigen wens zouden kunnen invullen. Dit zou maatwerk voor alle werknemers bieden, beheerd via één systeem door de werkgever. Ondanks deze verwachtingen is er echter geen volledige omarming van het concept geweest.

De belangrijkste redenen hiervoor zijn:

• De complexiteit van het huidige concept.
• Onhelder geformuleerde doelstellingen.
• Gebrek aan draagvlak.

Een goede voorbereiding is daarom cruciaal voor een succesvolle implementatie. Dankzij enkele verbeteringen aan het concept is het "Mobiliteitsbudget 2.0" nu eenvoudiger en sneller te introduceren.

Waarom nu?

Het moment is ideaal voor een nieuwe kans voor het mobiliteitsbudget. De wereld is veranderd door de coronacrisis, en de behoefte aan maatwerk en flexibiliteit is toegenomen. Het mobiliteitsbudget biedt een oplossing voor de mobiliteitsbehoeften van werknemers. Dit is het moment voor fleet-, HR-, facilitair- en mobilitymanagers om dit concept (opnieuw) te overwegen.

Na het lezen van dit artikel heb je een goed inzicht in het mobiliteitsbudget en wat er bij de implementatie komt kijken. Dit artikel gaat dieper in op het onderwerp dan de meeste whitepapers.

Wat is een mobiliteitsbudget?

Een mobiliteitsbudget is een maandelijks bedrag dat werkgevers aan werknemers beschikbaar stellen voor zakelijke reizen. Werknemers bepalen zelf hoe zij reizen, bijvoorbeeld met de auto, fiets of het openbaar vervoer. Werkgevers kunnen beperkingen stellen, zoals het wel of niet toestaan van leaseauto’s of eerste klas reizen in de trein.

Het mobiliteitsbudget wordt bruto ter beschikking gesteld, waarbij de kosten door de werkgever worden betaald. Een netto-uitkering is ook mogelijk, maar dit komt minder vaak voor. Verderop in dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van een bruto versus netto mobiliteitsbudget.

Veel werkgevers bieden al een vorm van mobiliteitsvergoeding, zoals een reiskostenvergoeding, leasebudget, OV-trajectkaart of fietsplan. Een mobiliteitsbudget biedt echter meer keuzevrijheid voor werknemers.

Hoe werkt het mobiliteitsbudget?

Werknemers bepalen zelf hoe ze het maandelijkse bedrag voor hun (zakelijke) vervoerskosten besteden, binnen de kaders die de werkgever heeft gesteld.

Modaliteiten:

• Leaseauto
• Fiets van de zaak
• OV (trein, tram, bus, metro, OV-fiets, OV-taxi)
• Parkeren
• Deelauto's/poolauto's
• Privéauto met kilometervergoeding
• Vliegreizen
• Hotelovernachtingen

Via een centraal systeem worden alle transacties bijgehouden en verrekend met het budget. Voor uitgebreide mogelijkheden zijn er speciale mobiliteitsplatforms beschikbaar die alle mobiliteitskaarten en leasemaatschappijen koppelen, en privé-declaraties verwerken. Werkgevers en werknemers hebben toegang tot een beheeromgeving en app voor het monitoren van uitgaven en budgetten.

Mobiliteitsbudget Bruto of Netto:Er is keuze tussen een bruto of netto variant. De bruto variant is aftrekbaar en biedt meer mogelijkheden, terwijl de netto variant eenvoudiger is, maar minder budget oplevert voor werknemers. De keuze voor een variant hangt af van de voorkeur voor eenvoud of flexibiliteit.

Mobiliteitsbudget en fiscale aspecten

Bij het vormgeven van een mobiliteitsbudget zijn fiscale aspecten belangrijk:

• Onbelaste reiskostenvergoeding: Tot €0,19 per kilometer.
• Werkkostenregeling (WKR): 1,2% van de totale loonsom mag onbelast worden besteed.
• Bijtelling: Voor auto's geldt een bijtelling van 22%, voor elektrische auto's 8% over de eerste €45.000, en voor fietsen 7%.

Mobiliteitsbudget en loonstrook, salarisadministratie/payrolling

De verrekening van het mobiliteitsbudget op de loonstrook is bijna altijd van toepassing. Een goede koppeling tussen het mobiliteitsbeheersysteem en de salarisadministratie is essentieel voor een correcte en efficiënte verwerking.

Voor- en nadelen van een mobiliteitsbudget

Voordelen:

• Integratie van verschillende regelingen tot één beleid.
• Keuzevrijheid voor werknemers.
• Sturing op duurzaamheid.
• Reductie van administratieve werkzaamheden.
• Kostenbesparing door grip op kosten.

Nadelen:

• Mogelijk hogere totale kosten zonder goede implementatie.
• Privacygevoeligheid van ritgegevens.
• Zorgvuldige implementatie vereist om draagvlak te creëren.

Mobiliteitsbudget vormgeven

Bij het vormgeven van een mobiliteitsbudget zijn de doelstellingen vaak te herleiden naar de vier "P's": People, Planet, Profit en Problem Free.

People:

• Verhogen van werknemerstevredenheid.
• Aantrekkelijk werkgeverschap door het bieden van goede arbeidsvoorwaarden.

Planet:

• Stimuleren van duurzaamheid door duurzame mobiliteitsopties te faciliteren, duurzame keuzes te belonen, en duurzaam gedrag te stimuleren.

Profit:

• Verlaging van mobiliteitskosten door kostenverlagend gedrag te belonen en betere afspraken met leveranciers te maken.

Problem Free:

• Verminderen van administratieve werkzaamheden door gebruik van een goed systeem voor mobiliteitstransacties.

Persona, Profielen Opstellen:

• Het opstellen van profielen helpt bij het vormgeven van nieuw beleid en het inzichtelijk maken van de impact van de overgang naar een nieuw systeem.

Hoogte Mobiliteitsbudget Berekenen:

• Het bepalen van de hoogte van het mobiliteitsbudget kan op basis van bestaande regelingen en profielen. De keuzevrijheid en variabele componenten zijn hierbij van belang.

Mobiliteitsbudget implementeren: Stap voor Stap

Een succesvolle implementatie van het mobiliteitsbudget vereist een zorgvuldig stappenplan.

Toekomstvisie: "Budget 3.0"

De toekomst van het mobiliteitsbudget ligt in een breder systeem met uitgebreidere (secundaire) arbeidsvoorwaarden.