Hoe bepaal je de hoogte van de leasebudgetten voor medewerkers is een vraag die wij regelmatig krijgen. Vaak omdat de budgetten al jaren niet zijn aangepast en soms omdat er voor het eerst een leaseregeling wordt ingevoerd.

Door de hoge brandstofprijzen, het toenemende aandeel van elektrische auto’s in het zakelijke wagenpark en het vele thuiswerken verschilt de situatie vandaag nogal met die van een aantal jaar geleden. Hoog tijd om dus het leasebeleid onder de loep te nemen. In dit artikel beperken we ons even tot het stukje over het vaststellen of herijken van de hoogte van de leasebudgetten.

 

Leasebudget hoe werkt het?

 

Leasebudgetten

Leasebudgetten zijn er om medewerkers in vergelijkbare functies dezelfde keuzeruimte te bieden. Dit is uiteraard alleen van toepassing wanneer medewerkers zelf een auto kunnen uitkiezen. Om te voorkomen dat iemand die veel zakelijke kilometers reist wordt benadeeld ten opzichte van een ‘peer’ die minder rijdt is er het zogenoemde normbudget. Het normbudget is van toepassing op de normcalculatie waarbij voor iedereen altijd met dezelfde  parameters wordt gerekend. Het normkilometrage en de normlooptijd zijn voor iedereen gelijk. Bijvoorbeeld 48 maanden en 30.000km. Zo voorkom je scheve gezichten. De inzetcalculatie kan vervolgens afwijken wanneer vrij zeker is dat de medewerker in de praktijk veel meer of minder kilometers gaat rijden.

Leasecategorieën

De functies of functiecategorie(-ën) binnen een bedrijf zijn gekoppeld aan een aantal leasecategorieën met bijbehorend budget. Binnen de voorwaarden die de werkgever stelt in de autoregeling kan je met dit budget een auto uitzoeken. In de leaseregeling staat ook wat met de leasemaatschappij is afgesproken over inbegrepen dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan winterbanden, tank-/laadpas, vervangend vervoer en pechhulpverlening. Op basis van al deze afspraken kan de medewerker zijn leaseauto gaan samenstellen.

 

Hoe bepaal ik nu de hoogte van de leasebudgetten?

Bepaal eerst het aantal leasecategorieën. Koppel de functiegroepen die recht hebben op een auto van de zaak aan een categorie. Beperk bij voorkeur het aantal leasecategorieën door eventueel meerdere functies in één groep te plaatsen. Hiervoor wordt soms de Hay-methode toegepast, werk je daar niet mee dan kunnen de huidige functiegroepen worden gebruikt.

De volgende stap is om per categorie te bepalen wat voor auto hierin moet vallen. Is dit bijvoorbeeld een Volkswagen Polo, een Golf of een Passat? Kies bij voorkeur een paar verschillende auto’s per leasecategorie. Een soort ‘automandje’ per categorie van verschillende merken en modellen.

Heb je dit gedaan dan volgen er nog een aantal beleidskeuzes:

Leasebudget inclusief of exclusief brandstof?

Een belangrijke afweging die gemaakt moet worden is of het normbudget in- of exclusief brandstof / energievoorschot is. Voor beide valt wat te zeggen. Het is het meest logisch dat je wil kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) en daarom deze kosten meeneemt in het budget. Echter zal dit een theoretisch bedrag zijn wat in de praktijk nogal kan afwijken. Helemaal bij elektrische auto’s en plugin hybrides is deze afwijking substantieel. Het tank-/laadgedrag, rijgedrag, type ritten en de schommelende energieprijzen hebben hier allemaal invloed op. Advies is om in ieder geval de brandstofprijzen voor het berekenen van de normcalculatie gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld per kalenderjaar, vast te pinnen.

Kies je voor een norm exclusief brandstof dan is het grote voordeel dat fluctuaties in brandstofprijzen geen invloed meer hebben op de keuzemogelijkheid. Nadeel is  echter dat je niet meer naar het totale kostenplaatje kijkt.

Klik hier om je te laten ontzorgen bij je wagenpark- en mobiliteitsbeleid.

 

Bepaal het normkilometrage en de normlooptijd

Eerder werd al gesproken over de termen, normkilometrage en normlooptijd. Wij adviseren om als normkilometrage het gemiddelde jaarkilometrage van het totale wagenpark te hanteren. Voor de gewenste looptijd hangt dit af van de voorkeuren en situatie van het bedrijf. Zijn er veel functiewisselingen of is er een hoog verloop? Is het een jonge, snel groeiende organisatie of meer stabiel? Kortere looptijden bieden meer flexibiliteit maar hebben ook een hoger kostenplaatje. Echter is deze keuze pas écht van belang bij de inzet, kies voor de norm de gemiddelde looptijd van de huidige leasecontracten. Zijn die er niet, baseer dit dan op wat wenselijk is.

Om fluctuaties te voorkomen is het niet wenselijk dat dit jaarlijks wordt aangepast.

 

Leasebudgetten bepalen

Je hebt nu alle beleidskeuzes gemaakt. In feite staat dus je complete autoregeling en moeten alleen de bedragen nog ingevuld worden. Vraag nu bij je leasemaatschappij normcalculaties op van de automandjes. Op basis van deze tarieven kan je budgetten vaststellen die nodig zijn om de gewenste auto’s te kunnen faciliteren. Dit kan ook een mooi moment zijn om even in de markt te polsen of je huidige leverancier nog voldoet en wat de condities bij andere leasemaatschappijen zijn.

Leasebudget inclusief of exclusief BTW?

Aangezien we het hier over zakelijke lease hebben, hanteren we altijd bedragen exclusief BTW

 

Wel of geen verschillend budget per brandstofcategorie?

Vroeger was het gebruikelijk om voor diesel een ander budget te hanteren dan voor benzine binnen dezelfde functiecategorie. Dit omdat bij veel jaarlijkse kilometers de TCO van de duurdere dieselauto onder die van benzine dook. Tegenwoordig zien we steeds minder dieselauto’s meer in het beleid terugkomen maar is er een vergelijkbare situatie bij benzine versus elektrisch. Tevens willen bedrijven elektrisch rijden vaak stimuleren wat een extra reden is om het leasebudget voor elektrische auto’s hoger te stellen. Daarnaast wordt ook de laadpaal thuis vaak gestimuleerd met een extra budgetverhoging.

 

Wat kan je met een leasebudget van 800 euro?

Een veel gestelde vraag is: “mijn leasebudget is 800 euro (of een ander bedrag), wat voor auto kan ik daarmee rijden?”. Nu geeft dit bedrag wel een indicatie maar zonder het leasebeleid te kennen en de tarieven die met de leasemaatschappij zijn onderhandeld is het lastig hier een antwoord op te geven. Advies is altijd, vraag aan je wagenparkbeheerder of jullie met een configuratietool werken waarin deze tarieven terug te vinden zijn om hier een goed beeld bij te krijgen.

Neem contact op met De Mobiliteitsbaas om zorgeloos en professioneel je beleid weer up to date te maken.